La dématérialisation qu’est-ce que c’est ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Petit tour d’horizon de ce qu’implique la transformation de supports d’informations matériels en fichiers informatiques.
La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s’agir tout simplement d’archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, etc, ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures,…
Si les documents existent préalablement sous forme physique un bon de commande fournisseur, par exemple il faut les scanner et les indexer, c’est-à-dire transformer l’image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel.
Les documents créés à l’aide d’un logiciel (courriers, factures
) peuvent être insérés directement dans le processus métier correspondant.
On estime qu’en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l’entreprise ! La dématérialisation réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papiers en circulation entre les services. Elle évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impression
Cela a un impact important sur les coûts de traitement : 50% en moyenne !
Autre avantage, puisqu’ils n’attendent plus d’être copiés ou acheminés vers le bureau qui traite l’étape suivante, les documents dématérialisés sont traités plus rapidement. Le logiciel signale à chaque opérateur les documents électroniques qui attendent son intervention. Et les traitements sont effectués conformément aux règles fixées par l’entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur.
Enfin, moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d’encre utilisée se traduisent par une contribution significative à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.
La société socalog tente, dès à présent, de répondre à la problématique de la dématérialisation et propose à ses clients et partenaires la mise en place du bon de livraison électronique. Les clients des Établissements Rabot se verront proposer un bon de livraison papier, à conserver, garantissant la livraison des marchandises ainsi qu’un BL sur tablette tactile, validé par le client qui lui sera stocké électroniquement par les Établissements Rabot. Cette dématérialisation aura donc l’avantage certain d’accélérer le processus de traitement des litiges.
La fourniture de ce bon de livraison électronique est prévue dans la première quinzaine du mois de Juillet 2015.